Die Organisation eines wissenschaftlichen Kongresses kann eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe sein, besonders für diejenigen, die damit keine Erfahrungen haben. Unsere Firma bietet eine umfassende Betreuung und Beratung von der Konzeption bis zur Durchführung Ihres Kongresses. Hier ist eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Zusammenarbeit mit uns:
- Erstkontakt und Bedarfsanalyse
- Kontaktaufnahme: Sie nehmen Kontakt mit uns auf, um Ihr Interesse an der Organisation eines wissenschaftlichen Kongresses zu bekunden.
- Erstgespräch: In einem ersten Gespräch erörtern wir gemeinsam Ihre Vision, Ziele und die grundlegenden Anforderungen Ihres Kongresses. Wir besprechen die Zielgruppe, das wissenschaftliche Fachgebiet, erwartete Teilnehmerzahl, bevorzugte Orte und Termine.
- Bedarfsanalyse: Basierend auf dem Erstgespräch führen wir eine Bedarfsanalyse durch, um den Umfang und die spezifischen Anforderungen Ihres Kongresses besser zu verstehen.
- Angebotserstellung und Vertragsabschluss
- Angebotserstellung: Wir erstellen ein detailliertes Angebot, das die geplanten Dienstleistungen, den Zeitplan und die geschätzten Kosten umfasst.
- Besprechung und Anpassung: Das Angebot wird mit Ihnen besprochen und bei Bedarf angepasst, um sicherzustellen, dass es Ihren Vorstellungen und Anforderungen entspricht.
- Vertragsabschluss: Nach der finalen Abstimmung des Angebots wird ein Vertrag ausgearbeitet, der die Leistungen, Kosten und rechtlichen Rahmenbedingungen festlegt.
- Planungsphase
- Projektplanung: Wir erstellen einen detaillierten Projektplan, der alle Aspekte der Kongressorganisation umfasst, von der wissenschaftlichen Programmgestaltung über die Logistik bis hin zum Marketing.
- Wissenschaftliches Programm: Zusammen mit Ihnen und dem wissenschaftlichen Komitee entwickeln wir das Programm des Kongresses. Dies umfasst die Auswahl der Themen, Sprecher, Workshops und Posterpräsentationen.
- Veranstaltungsort und Logistik: Wir unterstützen Sie bei der Auswahl des Veranstaltungsortes, verhandeln mit Dienstleistern und planen alle logistischen Aspekte wie Unterkunft, Transport und Catering.
- Marketing und Anmeldung: Wir entwickeln eine Marketingstrategie, um Ihren Kongress zu bewerben, und setzen ein Anmeldesystem für Teilnehmer auf.
- Durchführungsphase
- Letzte Vorbereitungen: In den Wochen vor dem Kongress finalisieren wir alle Details, koordinieren die letzten Vorbereitungen und stellen sicher, dass alles nach Plan verläuft.
- Kongresstag(e): Wir sind vor Ort, um den reibungslosen Ablauf des Kongresses zu gewährleisten, kümmern uns um die Betreuung der Sprecher und Teilnehmer und lösen etwaige Probleme unverzüglich.
- Technische Unterstützung: Wir sorgen für die technische Ausstattung und Unterstützung, einschließlich Audiovisuelle Medien, Internetzugang und Online-Streaming, falls erforderlich.
- Nachbereitungsphase
- Feedback und Evaluation: Nach dem Kongress sammeln wir Feedback von Teilnehmern und Sprechern, um den Erfolg des Kongresses zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
- Finanzabwicklung: Wir erstellen eine abschließende Abrechnung, die alle Einnahmen und Ausgaben umfasst, und führen die finanzielle Nachbereitung durch.
- Dokumentation und Berichterstattung: Wir stellen Ihnen eine umfassende Dokumentation des Kongresses zur Verfügung, einschließlich Teilnehmerlisten, Präsentationen und ggf. Aufzeichnungen der Vorträge.
Zusammenfassung
Die Zusammenarbeit mit uns entlastet Sie von der komplexen Logistik und Planung, sodass Sie sich auf das wissenschaftliche Programm und die inhaltlichen Ziele Ihres Kongresses konzentrieren können. Unser Ziel ist es, einen reibungslosen Ablauf und einen erfolgreichen Kongress zu gewährleisten, der Ihre Erwartungen übertrifft.
